Een Easy-to-Execute en Rock-Solid Onboarding systeem

Van leren naar doen in de eerste 90 dagen.
In deze 90 dagen moeten je medewerkers alle benodigde introducties, trainingen en educatie ontvangen.

Vier simpele fases:

• 0 dagen: Definiëren van het doel
• 30 dagen: Leren
• 60 dagen: Bouwen
• 90 dagen: Doen 

Elke nieuwe fase overlapt en gaat verder in de overige fases. Wanneer de medewerker zich de eerste 30 dagen focust op leren, stopt het leren niet bij de 60-dagen of 90-dagen. Enkel waar de medewerker zijn aandacht naar verschuift wordt anders; Na 60 dagen is de medewerker nog steeds aan het leren, maar richt zich meer op bouwen.

Een uitleg bij de verschillende fases met een voorbeeld wat een medewerker zou moeten doen in elke fase, maar eerst een belangrijke tip:

Laat je medewerkers niet gelijk de eerste dag volop aan de slag gaan

0 dagen: Het doel definiëren
Eén van de meest belangrijke fase van de onboarding wordt vaak verwaarloosd: Het definiëren van het doel van de nieuwe medewerker binnen de organisatie. Dit gaat dus verder dan de functie omschrijving en begint met het vaststellen van de verwachtingen.

Onboarding begint ruim voor de eerste werkdag van de medewerker, in feite begint de onboarding al bij de sollicitatiegesprekken. Hoe dan ook, jouw nieuwe medewerker moet in ieder geval op de volgende vragen al een duidelijk beeld hebben:
1. Wat ga ik hier doen?
2. Wat heb ik tot mijn beschikking om mijn werk goed te doen?
3. Wie zijn mijn stakeholders?
4. Wat heb ik nodig om succesvol te zijn?
5. Hoe worden mijn resultaten gemeten?
6. Welk gedrag wordt gewaardeerd binnen dit bedrijf?
7. Welk gedrag wordt niet gewaardeerd binnen dit bedrijf?

De antwoorden op de eerste vijf vragen kunnen veranderen. Toch zou je de antwoorden op deze vragen al in je hoofd moeten hebben wanneer je een nieuwe functie omschrijving maakt (wat je al hebt gedaan voordat je überhaupt start met sollicitatiegesprekken). Tevens moet je transparant zijn over wat kan veranderen en waarom, dit zal de juiste verwachtingen scheppen.

Handige quidelines:

Visie voor de rol
Naast de functieomschrijving is het belangrijk om ook een duidelijke visie te hebben van de rol.
Een guideline waarin duidelijke het overkoepelende probleem wordt omschreven waarvoor de nieuwe werknemer wordt aangenomen om op te lossen, of het het doel wat van hem wordt verwacht. Beschrijf duidelijk wat ze gaan doen, hoe ze het zullen doen en waarom het belangrijk is. Wat deze visie onderscheidt van een overzicht in een functiebeschrijving is dat het rekening houdt met de persoon die je in dienst neemt en de unieke vaardigheden die ze meenemen. 

Een overzicht van de rol  en verantwoordelijkheden
De rol bestaat uit de problemen die worden opgelost.
De verantwoordelijkheden bepalen hoe de medewerker deze zal oplossen.

Key performances Indicators (KPIs)
KPIs zijn meettechnieken om medewerkers en zaken te meten. Welke aantallen/getallen wil jij dat je nieuwe medewerker scoort per maand, per jaar of over het algemeen? 
Tijdens de onboarding kun je deze getallen nog aanpassen maar je moet wel al helder hebben hoe je de nieuwe medewerker gaat meten en dit ook van tevoren communiceren.

30 dagen: Leren
De eerste 30 dagen van de onboarding staan volledig in het teken van leren.